Lean Six Sigma, LSS, tarkoittaa prosessien systemaattista ja tuloshakuista kehittämistä. Kyse on ennen kaikkea siitä, miten opimme nykyisestä tavastamme toimia ja miten kehitämme systemaattisesti tekemistämme asetettujen tavoitteiden ja organisaatiomme tehtävän saavuttamiseksi.
Lisätään määrittelyyn vielä mukaan kolme olennaista asiaa: Ensinnäkin kehittämisen lähtökohtana on asiakkaalle tuotettava hyöty, eli asiakkaan tarpeen täyttäminen ja organisaation tuloksellisuus tärkeillä mittareilla osoitettuna. Onhan kaikille selkeää, mitä, kenelle ja miksi työtä tehdään! Toiseksi tuloksia ja asiakastyytyväisyyttä voi parantaa vain valitsemalla, mihin asioihin käytettävissä olevat paukut laitetaan ja tekemällä asioita fiksummin – prosesseja kehittämällä. Kolmas olennainen asia on parantaa jatkuvasti, kaikilla organisaation tasoilla ja osallistaen koko henkilökunta. Nämä johtamisen peruselementit ovat ehdottomasti tuloksellisen Lean Six Sigman jalkautuksen ajureita.
Sen sijaan, että säntäämme tuottamaan sarjatulella erilaisia ratkaisuja...
LSS-kehittämisen tärkein yksittäinen periaate ja menetelmä on ehdottomasti jatkuvan parantamisen ympyrä, joka ohjaa kehittämään toistuvissa, systemaattisissa sykleissä. Sen sijaan, että säntäämme tuottamaan sarjatulella erilaisia ratkaisuja havaittuun ongelmaan, kannattaa ensin rauhassa määrittää, mikä on todellinen ongelma ja mitkä juurisyyt ovat ongelman taustalla. Usein juurisyiden paljastuminen vaatii ensin tiedon keräämistä ja taustamuuttujien analysointia. Vasta sitten kannattaa lähteä miettimään kohdistettuja parannustoimia, niiden toimeenpanoa, vaikutusten varmistamista, seurantaa ja levittämistä. Pienemmässä mittakaavassa tämä tarkoittaa, että jokaisen työntekijän, johtajat mukaan lukien, pitäisi jatkuvasti tehdä systemaattista havainnointia prosessien tilasta, muodostaa perusteltuja olettamia parannuksista ja testata parannuksia käytännössä. Jatkuvan parantamisen menettelyä kutsutaan usein tieteelliseksi kehittämiseksi, koska siihen olennaisesti liittyy syy-yhteyksien tunnistaminen sekä kyky oppia ja säätää tekemistä havaitun palautteen perusteella.
Mistä liikkeelle LSS-kehittämisessä?
Organisaation tilanteesta ja tarpeista riippuen LSS:n soveltaminen aloitetaan yleisimmin joko tunnistamalla prosesseissa olevia suurempia ongelmia ja muodostamalla näistä kehittämisprojekteja tai sitten siivoamalla ja vakioimalla lattiatason tekemistä hukan poistamiseksi. Jotkut kirjoittajat haluavat erotella projektimaisen kehittämisen Six Sigmaksi ja päivittäisen kehittämisen leaniksi, mutta jos annamme väitteelle toisenkin ajatuksen, ymmärrämme, että eihän näitä oikeasti kannata erotella. Tarvitsemme molemmat; niille on aikansa ja paikkansa, mutta jos keskitymme vain toiseen tasoon, emme saa pitkäkestoista vaikutusta liiketoiminnalle.
Kehittämisprojekteilla voimme parantaa prosessien, tai laajemmin arvoketjujen, virtausta ja tavoitella selkeitä hyppäyksellisiä parannuksia suorituskykyymme. Projektien tulokset pitää sitten jalkauttaa osaksi jokapäiväistä tekemistä, lattiatason vastuulle, ja luoda edellytykset kyseenalaistaa ja uudistaa tekemistä myös pienin jatkuvin askelein, kaikkien toimesta.
LSS-periaatteita kehittämistoiminnan johtamisessa ja päivittäisjohtamisen tehostamisessa käsitellään Aalto PRO:n Starttipaketti lean-johtamiseen -ohjelmassa.
Projektimaisen kehittämisen roadmap, DMAIC
Kun LSS-menetelmiä sovelletaan projektimaiseen kehittämiseen, tekemistä ohjaa viisivaiheinen suunnitelma, DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), joka opastaa kehittämään aiemmin kuvatun tieteellisen ongelmanratkaisun vaiheiden mukaisesti, niitä edelleen syventäen. DMAIC on menetelmää kuvaavana terminä enemmän tai vähemmän vakiintunut jo suomen kieleen, eikä sitä enää pyritä kääntämään.
- Ensimmäinen vaihe Define/määritä edellyttää onnistuakseen kiinteää yhteistyötä projektin asettajan ja projektiryhmän kanssa. Hyvä rajaus ja selkeä tavoite projektin alkuvaiheessa luo edellytyksiä nopealle etenemiselle.
- Measure/mittaa-vaiheessa tunnistetaan nykyinen toimintatapa ja suorituskyky. Jotta jatkossa tuotettavat parannukset saadaan sujuvasti käyttöön, on tärkeää, että jo työryhmässä on kattava edustus.
- Analyze/analysoi-vaiheessa havainnoidaan prosessia ja kerätään sekä tutkitaan dataa, jotta juurisyyt saadaan esille.
- Improve/paranna-vaiheessa luodaan uudet parannetut toimintatavat ja toimenpidesuunnitelmat.
- Control/ohjaa-vaiheessa luodaan edellytykset sille, että uudistukset siirtyvät osaksi jokapäiväistä toimintaa ja niiden tuloksellisuutta seurataan.
Hanki LSS-pätevyys ja Aalto PRO:n sertifikaatti!
Kaikissa Aalto PRO:n eritasoisissa belt-koulutuksissa käydään läpi LSS-periaatteet ja kehittämisen suunnitelma, roadmap. Eritasoisten koulutusten laajuus ja yksityiskohtainen sisältö riippuu siitä, minkälainen rooli kehittäjällä on organisaatiossaan.
Certified Green Belt -koulutus antaa valmiudet toimia projektipäällikkönä LSS-projekteissa. Agenda rakentuu DMAIC-suunnitelman mukaisiin vaiheisiin ja niissä sovellettaviin tekniikkoihin. Suunnitelman vaiheet käydään läpi yksityiskohtaisesti ja menetelmiä sovelletaan heti käytäntöön omasta organisaatiosta tuotuun projektiin. Koulutuksen hyväksytysti läpäisseet saavat LSS Green Belt -sertifikaatin, joka täyttää kansainväliset ASQ:n Body of Knowledge -vaatimukset.
Certified GB2BB -jatkokoulutus syventää projektipäälliköiden osaamista vaativien projektien toteuttajana. Syventävät aiheet kattavat mm. arvoketjujen analysointia ja ohjausperiaatteita, tilastollisia analyysimenetelmiä, koesuunnittelua, vaativia muutostilanteita ja fasilitointitaitoja. Koulutuksen hyväksytysti läpäisseet saavat LSS Black Belt -sertifikaatin, joka täyttää kansainväliset ASQ-vaatimukset.
Käytännön kokemuksemme ja asiakkailtamme saadun palautteen perusteella olemme muodostaneet GB- ja GB2BB-koulutuksista kaksivaiheisen kokonaisuuden, joka tuottaa osaavia ja valmiuksiltaan kypsiä blackbelttejä vaativiin tehtäviin. GB-koulutuksessa voi keskittyä projektimaisen kehittämisen perusmenetelmiin ja soveltaa niitä käytäntöön. Sitten GB2BB-jatkokoulutuksessa voi syventää jo opitun ja testatun asian päälle lisää.
Sokerina pohjalla: säästöjä, hyötyjä, rahaa!
Mitä LSS:lla sitten tavoitellaan? Ehdottomasti juurikin niitä asioita, joita johdon agendalla on kärkipaikoilla operaatioiden kehittämiseen liittyen: järkevämpää ja joustavampaa toimintaa, tehokkuutta, tuottavuutta ja sähläyksen vähentämistä, turvallista työympäristöä, hyvinvointia ja tyytyväisyyttä ja tietysti rahallisia säästöjä ja mahdollisuuksia ansaita enemmän. Lyhyesti: kykyä päästä tavoitteisiin ja pärjätä muuttuvassa kilpailukentässä. Siksi Aalto PRO:n LSS-koulutuksissa keskitytäänkin LSS-menetelmien ja periaatteiden koulutuksen lisäksi soveltamaan menetelmiä heti käytäntöön – case-esimerkkien, harjoitusten tai valitun oman kehitysprojektin kautta. Mitä paremmin ja selkeämmin pystymme osoittamaan kehittämisestä saatavan taloudellisen hyödyn, sitä motivoituneempia olemme investoimaan kehittämiseen lisää.
LSS-artikkelisarjassa käydään läpi DMAIC-suunnitelma vaihe vaiheelta.
- Lean Six Sigma on prosessien systemaattista ja tuloshakuista kehittämistä! (osa 1)
- LSS DMAIC: Define – tunnista kehittämistarve ja aseta projekti huolella (osa 2)
- LSS DMAIC: Measure – mittaa, tunnista ja kuvaa prosessin nykytila (osa 3)
- LSS DMAIC: Analyze – analysoi ongelman juurisyyt esille (osa 4)
Artikkelin kirjoittaja Black Belt Risto Lintula toimii kouluttajana Aalto PRO:n LSS-valmennuksissa. Hänen erityisosaamisalueitaan ovat mm. strategialähtöinen kehittäminen, kehittämistoiminnan johtaminen ja tuloksellinen toimeenpano, Lean- ja Six Sigma -menetelmien soveltaminen, analyyttiset ongelmanratkaisumenetelmät sekä prosessit ja johtamisjärjestelmät. Risto toimii osakkaana Nordic Process Improvement Oy:ssä.