Olen toiminut projektinhallinnan kouluttajana ja valmentajana noin 15 vuoden ajan ja tutustunut noina vuosina usean eri yrityksen tai organisaation projektinhallinnan menetelmiin. Ammattilaiset ovat jääneet mieleen. Mitä sitten ammattimainen projektinhallinta tarkoittaa ja mitkä voivat olla sen tulosvaikutukset?
Aloitetaan tulosvaikutuksista. Sain seurata erinomaista Kone Oyj:n projektinhallintaa koskevaa esitystä muutaman vuoden takaisilla Projektipäivillä. Yritys oli lähtenyt järjestelmällisesti sekä kehittämään projektinhallinnan menettelytapoja ja ohjeistuksia että kouluttamaan projektipäälliköitään, jotka olivat aiemmin tyypillisesti työskennelleet asennustehtävissä.
Arvioitu vaikutus kannattavuuteen oli 7 prosenttiyksikköä. Tuolloin Koneen tilauskanta oli arvoltaan noin 1,5 Mrd €, joten jokainen voi itse laskea tulosvaikutuksen. Tuollaisella kannattavuusparannuksella voi jo muutaman miljoonan tällaiseen kehityshankkeeseen sijoittaakin.
Ohjeistukset ja menettelytavat kuntoon
Menestyvät yritykset ovat ymmärtäneet projektiohjeistusten ja menettelytapojen merkityksen. Koneella ymmärrettiin, että pelkkä sisältöosaaminen, tässä tapauksessa tieto hissien asennukseen liittyvistä tehtävistä ja vaatimuksista, ei riitä isojen projektien ohjaamiseen. Sidosryhmiä ja varsinaisen tehtäväsisällön lisäksi huomioitavia asioita on runsaasti. Henkilöstölle laadittiin uudet projektinhallintaohjeistukset, ja projektinhallintaosaaminen varmistettiin koulutuksella ja niihin liittyvillä sertifikaateilla. Panostusta pidettiin erittäin onnistuneena ja siitä syystä koulutus- ja kehittämistoiminta on muodostunut jatkuvaksi hyväksi havaituksi käytännöksi.
Isoissa avaruushankkeissa työskentelevän suomalaisyrityksen projektipäälliköt totesivat yksituumaisesti, että "Project management is mission-critical". Taustalla oli oivallus siitä, että järjestelmällisiä seurantamenetelmiä tarvitaan kullakin projektin osa-alueella. Yritys toimii yhtenä osana monitasoisissa toimitusketjuissa, jolloin projektihierarkiassa on useita yrityksiä sekä oman tason ylä- että alapuolella. Tällöin mm. valmiusasteen seurantaan liittyvät menetelmät, kuten tuloksen arvon laskenta, ovat tärkeitä. Yrityksellä ovatkin käytössä projektinhallintastandardien kuten PMBOK®-oppaan määrittelemät projektin suunnittelu-, ohjaus- ja seurantamenetelmät.
Suomalaistaustaisessa, maailmanlaajuisesti isoja toimitusprojekteja tekevässä yrityksessä taas on luotu oma samaiseen PMBOK®-oppaaseen pohjautuva projektinhallinnan 'raamattu', jonka pohjalta projektipäälliköille koulutetaan eri projektinhallinnan aihepiirejä säännöllisesti. Tätä täydennetään kattavalla projektinhallinnan menetelmä- ja työkalukehityksellä sekä uutiskirjeillä. Yritys velvoittaa yksiselitteisesti käyttämään samoja projektinhallintaohjeistuksia kaikissa asiakasohjelmissaan.
Projektipäälliköiden osaamiseen kannattaa panostaa
Projektipäälliköiden koulutus ja sertifiointi on näissä yrityksissä jatkuvaa. Sertifiointi pohjautuu joko yleisiin IPMA:n, PMI:n tai PRINCE2:n sertifikaatteihin tai sitten yritykset ovat luoneet omat sertifiointiohjelmansa. Sertifikaatit ovat vaatimuksena projektinjohdollisiin tehtäviin. Usein niitä vaaditaan myös alihankkijoilta ja kumppaneilta. Tällaisella menettelyllä varmistetaan se, että kaikki osapuolet ymmärtävät projektinhallinnassa käytetyt menettelyt ja sanaston mahdollisimman samalla tavalla.
Panostukset maksavat itsensä takaisin
Miten tämä näkyy palkkauksessa? Projektinhallinnan ja projektipäälliköiden kehittämiseen panostavissa yrityksissä ja organisaatioissa projektipäälliköt ovat yrityksen parhaiten palkattuja työntekijöitä siitä yksinkertaisesta syystä, että heidän osaamisensa tai osaamattomuutensa vaikuttaa merkittävästi yrityksen tai organisaation tulokseen. Onko sinun organisaatiollasi tai yritykselläsi varaa olla kehittämättä projektitoimintaa tai projektipäälliköitä?
Kirjoittaja on Kai Koskinen, joka on itse suorittanut PMP®-sertifikaatin. Hänellä on yli 15 vuoden kokemus projektijohtamisen koulutusohjelmien ja yrityksille räätälöityjen koulutusten läpiviennistä.