Kokonaisarkkitehtuuri kehittämistyökaluna tarttuu organisaation prosessien, organisaation ja IT-järjestelmien keskinäisiin suhteisiin.
IT-arkkitehtuuri on tietohallinnosta tuttu termi, mutta mitä tarkoittaa yritys- tai kokonaisarkkitehtuuri? Kysytään QPR:n tuotejohtajalta Jaakko Riihiseltä, joka on alan pioneereja Suomessa. Riihisellä on takanaan muun muassa pitkä ura Nokiassa, yhtenä tittelinään Chief Enterprise Architect.
Kokonaisarkkitehtuuri on organisaation toimintamallimatematiikkaa. Se yhdistää prosessit, organisaation ja tietojärjestelmät. ”
”Kokonaisarkkitehtuuri on organisaation toimintamallimatematiikkaa. Se yhdistää prosessit, organisaation ja tietojärjestelmät. Ne kuvataan rinnan ja tuodaan niiden kytkökset esiin. Yhteen sitovana dimensiona toimii informaatio, joka liikkuu prosesseissa ja tietojärjestelmissä”, määrittelee Riihinen.
Tarkoitus ei kuitenkaan ole jäädä pelkän kuvauksen tasolle, vaan ennen kaikkea kokonaisarkkitehtuuri on muutosjohtamisen työkalu. Jos kyse on vaikkapa strategian toteutussuunnitelmasta, katsotaan miten siihen kuuluvat asiat riippuvat toisistaan, mitä niille voi tehdä ja mikä vaikutus muutoksilla voi olla.
Strateginen muutos on aina riski
”Kun yritys tekee strategisen muutoksen, jonka voi toteuttaa sormia napsauttamalla, pitää kysyä onko se lainkaan strateginen muutos. Minun määritelmäni mukaan strategiset muutokset ovat niin mittavia, että ne aina aiheuttavat yritykselle riskin ja niihin tehdyt investoinnit ovat peruuttamattomia.”
Riihinen ottaa esimerkiksi Nokiassa aikanaan tehdyn tilaus-toimitus-prosessin kehittämisen, jossa yritys nousi alan parhaaksi maailmassa. Siinä tarkasteltiin prosesseja, organisaatiota ja tietojärjestelmiä, sekä hankkeistettiin tarvittavat muutokset.
Prosesseja kehitettäessä tavoitteena ei ole siirtää prosesseja sellaisenaan tietojärjestelmiin, vaan ICT muuttaa koko prosessiarkkitehtuurin luonnetta. Tavoitteena on sovittaa prosessit palvelemaan strategiaa sen sijaan, että ainoastaan sovitetaan prosessit toiminnanohjausjärjestelmän reunaehtoihin.
”Kun prosessit ja järjestelmät kuvataan rinnan, voidaan prosesseja optimoida ja poistaa turhaa työtä. Mutta tämä edellyttää, että johdolla ja tietohallinnolla pitää olla riittävästi leikkaavaa pintaa ja keskinäistä keskustelua sekä osaamista.”
Määrittely ilman kehittämistä on turhaa
Riihistä harmittaa, että kokonaisarkkitehtuuri-termi usein kutistetaan amerikkalaiseen tapaan koskemaan pelkästään IT:tä. Suomessa on esimerkiksi oltu edelläkävijöitä siinä, että lainsäädäntö edellyttää julkisilta organisaatioilta kokonaisarkkitehtuurin määrittelyä – mutta tämä vaatimus sisältyy tietohallintolakiin. Sen oikea paikka olisi hallintolaki, joka tulisi pikaisesti uudistaa modernin tietoyhteiskunnan kehitystä tukemaan.
Laatua varten organisaatiossa pitää olla toistettavia prosesseja, muuten niitä ei voi oppia, mitata, monitoroida tai analysoida. ”
”Se asiayhteys oli virhe. Ja ylipäänsä se, että tämä näkökulma on esillä, ei vielä tarkoita että se olisi hyvässä kunnossa. Pelkkä määrittely ilman kehittämistä on vain resurssien tuhlausta. Ei arkkitehtiä tarvita, jollei rakenneta mitään uutta.”
Kokonaisarkkitehtuuri ei Riihisen mukaan ole ainoa autuaaksitekevä kehittämismenetelmä. Se tarjoaa kokonaiskuvan yrityksen rakenteista ja yhteensopivat työkalut. Siihen voi kuitenkin yhdistää myös vaikkapa laatujohtamisen välineitä tai lean-menetelmiä.
”Laatujohtaminen ja kokonaisarkkitehtuuri ovat erilaisia näkökulmia samaan asiaan. Laatua varten organisaatiossa pitää olla toistettavia prosesseja, muuten niitä ei voi oppia, mitata, monitoroida tai analysoida.”
Helpot asiat eivät tuo kilpailuetua
Kokonaisarkkitehtuuriajattelu ei ole nopeasti omaksuttavissa ainakaan käytännön soveltamisen tasolla. Riihinen itse on opiskellut aihetta vuorotellen teoriassa ja käytännön työssä jo vuosikymmeniä. Hän vertaakin yritysarkkitehtiä aivokirurgiin.
”Me peukaloimme yrityksen hermojärjestelmää ja hengitysteitä. Siihen tarvitaan ensin sopiva pohjakoulutus, sitten paljon käytännön tekemistä työelämässä ja sen jälkeen taas lisää teorian opiskelua. Tämä kompetenssi on opeteltava otsa hiessä ja kokemuksen kautta.”
Opettelu kuitenkin kannattaa, koska helpot asiat eivät tuo enää kilpailukykyä, huomauttaa Riihinen.
”Helpot asiat on tehty jo. Todellinen kilpailukyky edellyttää sellaisia asioita, jotka ovat vaikeasti kopioitavissa. Jatkuva nopea oppimiskyky on yksi tällainen asia.”
Juttuun haastateltu QPR:n tuotejohtaja Jaakko Riihinen kouluttaa Aalto PRO:n Diploma in IT Leadership - Tietohallinnon koulutusohjelmassa, jossa yhtenä osa-alueena on kokonaisarkkitehtuuri organisaation johtamisen ja kehittämisen välineenä.