Vuonna 2017 Tampereen kaupunki otti käyttöönsä uuden toimintamallin, jonka tavoitteiksi määriteltiin muun muassa asiakaslähtöisyys, kuntalaisten osallisuus ja vaikuttamismahdollisuudet sekä kumppanuuksien vahvistaminen. Uuden toimintamallin keskeisiä elementtejä ovat asukkaiden nostaminen keskiöön, pormestarimalliin perustuva selkeä johtaminen ja kumppanuus- ja kehittämiskulttuuri.
Tavoitteita kohti mennään toiminnalla, jossa jatkuvaan oppimiseen, osaamisen kehittämiseen ja yhdessä tekemiseen panostetaan vahvasti. Kumppanuus- ja kehittämiskulttuuri muodostuu mahdollistavasta johtamisesta, henkilöstö kehittäjänä -toiminnasta ja vahvasta yhteisöllisyydestä.
Näissä lean-ajattelulla on vahva roolinsa, ja kaupunki on panostanut sen kehittämiseen.
"Lean-ajattelu on sisällä uudessa toimintamallissamme ja se läpäisee kaikki tasot. Ajattelu on otettu laajasti käyttöön, ja meillä on koulutettu lean-muutosagentteja, jotka ovat kertoneet ajattelumallista tähän mennessä yli 2 000 ihmiselle", lean-muutosagenttina itsekin toimiva henkilöstösuunnittelija Riikka Lindsten Tampereen kaupungilta sanoo.
Asiakastyytyväisyys ja työhyvinvointi lisääntyneet
Lean-ajattelussa oleellista on turhien hukkatoimintojen poistaminen prosessista ja asioiden tekeminen sujuvasti oikeaan aikaan oikeassa paikassa ja oikeilla välineillä niin, että laatu ja työn tuottavuus paranevat.
Meillä on koulutettu lean-muutosagentteja, jotka ovat kertoneet ajattelumallista tähän mennessä yli 2 000 ihmiselle."
Tampereella muutosagentit on sitoutettu leanin jalkauttamiseen muun muassa niin, että he saavat käyttää noin kolmanneksen työajastaan muiden työntekijöiden sparraamiseen ja lean-ajattelun edistämiseen eri työyksiköissä.
Leaniä on viety läpi eripituisilla valmennuksilla. Pidempään valmennusohjelmaan on osallistunut henkilöitä kaikilta palvelualueilta, konsernihallinnosta ja liikelaitoksista, yhteensä 120 henkilöä. Pidemmässä valmennusohjelmassa osallistujat ovat tehneet yli 50 konkreettista kehitystehtävää.
Ja tulokset näyttävät hyviltä. Erilaiset prosessit ja työ ovat sujuvoituneet ja työhyvinvointi ja asiakastyytyväisyys lisääntyneet. Hyviä tuloksia on saatu muun muassa lastensuojelusta, rakennusvalvonnasta, työllisyyden hoidosta ja vanhuspalveluista.
"Meillä on suunnitteilla muun muassa uusi johtamisen valmennusohjelma, johon yhtenä osa-alueena kuuluu henkilöstö kehittäjänä -toimintatavan ja lean-ajattelun edistäminen. Lisäksi olemme tehneet intraan lyhyitä menetelmävideoita, jotka ovat kaikkien kaupungin työntekijöiden saatavilla", Lindsten kertoo.
Jatkuvaa kehittämistä
Lindstenin omaan ajattelutapaan lean sopii hyvin, sillä yhteisöpedagogin koulutuksen saaneena osallistaminen on aina ollut hänelle tärkeä asia. Lindsten kävi viime syksynä Aalto PRO:n järjestämän Lean-muutosagentti -koulutuksen.
"Se vahvisti omia ajatuksiani ja antoi lisää menetelmiä ja työkaluja. Myös keskustelut eri toimialoilta olevien ihmisten kanssa olivat antoisia. Samalla sai oppia, miten muut ovat asioita tehneet", Lindsten sanoo.
Tulokset näyttävät hyviltä. Erilaiset prosessit ja työ ovat sujuvoituneet ja työhyvinvointi ja asiakastyytyväisyys lisääntyneet.
Lean-ajattelu on prosessina jatkuvaa kehittämistä, jossa ei koskaan tule täysin valmista. Myös Tampereella työ jatkuu. Uusia valmennuksia järjestetään henkilöstölle jälleen syksyllä ja kokemuksia jaetaan yhteisessä, kaikille avoimessa Virta-työtilassa, josta voi seurata muun muassa, miten muissa yksiköissä on leania toteutettu.
Lisäksi kaupunki on henkilöstön pyynnöstä perustanut sisäisen fasilitointiverkoston, joka toimii samalla uudenlaisena oppimisalustana. Verkosto on yksi hyvä esimerkki yhdessä tekemisestä, kokemuksien jakamisesta ja jatkuvasta oppimisesta.
"Jopa kaupungin ulkopuolelta on tullut kyselyitä, voisiko tähän päästä mukaan", Lindsten kertoo.
Lean-muutosagentti -koulutuksessa koulutetaan muutosagentteja, jotka pystyvät itsenäisesti toimimaan lean-projektien johtamis- ja vastuutehtävissä. Lean-muutosagentit osaavat tunnistaa parannuskohteet, hallitsevat parhaat lean-työkalut ja -menetelmät ja pystyvät tukemaan koko henkilöstöä toimintatapojen ja prosessien jatkuvassa parantamisessa. Lue lisää koulutuksesta.